Nel corso di convegni, seminari, cerimonie, incontri pubblici, attività di terza missione, iniziative culturali e altri eventi istituzionali promossi o organizzati dall’Università degli Studi di Napoli “L’Orientale” possono essere effettuate riprese fotografiche, audio e video per finalità di documentazione, informazione e comunicazione istituzionale.
La documentazione visiva e audiovisiva degli eventi è realizzata per dare evidenza alle attività accademiche, culturali e istituzionali dell’Ateneo, valorizzarne i risultati e conservare memoria delle iniziative svolte.
Finalità del trattamento
Le immagini, le riprese audio e i video possono essere raccolti e utilizzati per:
- documentazione delle attività istituzionali, didattiche, scientifiche, culturali e di public engagement;
- pubblicazione sul sito web istituzionale e sui canali social ufficiali dell’Ateneo;
- realizzazione di materiali informativi, divulgativi, promozionali e redazionali, in formato digitale o cartaceo;
- archiviazione e conservazione documentale delle attività dell’Università.
Modalità di ripresa
L’Ateneo adotta criteri di pertinenza, minimizzazione e proporzionalità. Per questo motivo sono privilegiate riprese d’insieme, immagini del contesto, momenti istituzionali e inquadrature dei relatori, dei moderatori e dei soggetti direttamente coinvolti nello svolgimento dell’evento.
Eventuali riprese o fotografie ravvicinate del pubblico sono limitate ai casi in cui risultino pertinenti rispetto alla finalità di documentazione dell’iniziativa.
Particolare attenzione è prestata a situazioni che richiedono maggiore cautela, come la presenza di minori, la visibilità di dati personali su schermi, badge, registri o materiali cartacei, nonché contesti che possano incidere in modo non proporzionato sulla sfera personale degli interessati.
Canali di pubblicazione
I materiali possono essere pubblicati o diffusi attraverso:
- il sito istituzionale dell’Ateneo;
- i canali social ufficiali;
- newsletter, comunicati e altri prodotti editoriali istituzionali;
- materiali informativi, promozionali e divulgativi;
- archivi e raccolte documentali dell’Università.
Informazioni generali sul trattamento dei dati personali
Per le informazioni generali sul trattamento dei dati personali, sui diritti degli interessati, sui riferimenti del Titolare del trattamento e del Responsabile della Protezione dei Dati, si rinvia alla pagina istituzionale Privacy e note legali dell’Università degli Studi di Napoli “L’Orientale”. La pagina privacy del portale precisa che il Titolare è l’Università di Napoli L’Orientale, indica i contatti del RPD e richiama come base generale del trattamento l’esecuzione di compiti di interesse pubblico e le finalità istituzionali, comprese le attività di comunicazione istituzionale.
Accessibilità dei contenuti
L’Ateneo si impegna a migliorare progressivamente l’accessibilità dei contenuti pubblicati sul portale. La pagina istituzionale dedicata all’accessibilità indica che il sito è dichiarato “parzialmente conforme”, rende disponibile la Dichiarazione di accessibilità e prevede un canale per segnalare problemi di fruizione tramite form online o PEC.
Per informazioni sulla accessibilità del portale e per eventuali segnalazioni si rinvia alla pagina Accessibilità.
Segnalazioni particolari durante l’evento
Chi, per ragioni specifiche e motivate, ritenga opportuno segnalare esigenze particolari connesse alla propria presenza all’evento può rivolgersi allo staff organizzativo o ai referenti dell’iniziativa.
Documenti collegati e riferimenti organizzativi
La documentazione fotografica e audiovisiva degli eventi istituzionali è disciplinata, sul piano organizzativo e operativo, dal documento interno Protocollo operativo per foto e video negli eventi istituzionali, adottato dall’Ateneo come riferimento per la gestione delle riprese, la selezione dei materiali, la pubblicazione dei contenuti e i controlli di conformità.
Il Protocollo definisce criteri, cautele e responsabilità per la realizzazione e l’utilizzo di immagini, audio e video nell’ambito degli eventi istituzionali, in coerenza con le regole interne di comunicazione, con la normativa applicabile e con le pagine istituzionali del portale dedicate a privacy, note legali e accessibilità.
Al Protocollo sono collegati i seguenti allegati operativi:
- Allegato B1 – Avviso breve per riprese foto e video durante eventi, da esporre all’ingresso o nei punti di accesso;
- Allegato B2 – Informativa web specifica per eventi con riprese foto e video, pubblicata su questa pagina;
- Allegato B3 – Autorizzazione all’uso di immagini, audio e video per relatori esterni;
- Allegato B4 – Clausola informativa standard per relatori interni;
- Allegato B5 – Checklist operativa per fotografi e videomaker.
I documenti allegati costituiscono parte integrante del sistema organizzativo adottato per garantire uniformità di comportamento, correttezza dei flussi di lavoro, tutela dei soggetti coinvolti e coerenza nella pubblicazione dei contenuti sui canali istituzionali.