Questa pagina fornisce indicazioni operative per la gestione di fotografie, registrazioni audio e video realizzati durante convegni, seminari, cerimonie, incontri pubblici, attività di terza missione, iniziative culturali e altri eventi promossi o organizzati dall’Università degli Studi di Napoli “L’Orientale”.
Le attività devono essere svolte nel rispetto dei principi di pertinenza, minimizzazione, proporzionalità e trasparenza.
Organizzazione delle riprese
La struttura che organizza l’evento individua un referente incaricato di coordinare le riprese, fornire indicazioni agli operatori e verificare la corretta gestione dei materiali.
Prima dell’evento il referente deve:
- definire le finalità delle riprese e i canali previsti per la pubblicazione;
- verificare se saranno realizzate esclusivamente immagini d’insieme oppure anche interviste, primi piani, testimonianze individuali o registrazioni integrali;
- informare fotografi, videomaker e altri operatori incaricati sulle modalità di ripresa e consegna dei file;
- esporre l’avviso per riprese fotografiche, audio e video all’ingresso o nei principali punti di accesso;
- individuare eventuali aree, momenti o persone che non devono essere ripresi;
- verificare l’eventuale presenza di persone minorenni;
- raccogliere, quando necessario, le autorizzazioni previste per relatori, ospiti e partecipanti maggiorenni.
Riprese d’insieme e documentazione dell’evento
Per la documentazione generale dell’iniziativa devono essere privilegiate immagini d’insieme, riprese del contesto, momenti istituzionali e inquadrature dei soggetti direttamente coinvolti nello svolgimento dell’evento.
Le riprese ravvicinate del pubblico devono essere limitate ai casi pertinenti rispetto alle finalità di documentazione e comunicazione dell’iniziativa.
Devono essere evitati:
- primi piani non concordati e non necessari;
- immagini potenzialmente lesive della dignità, del decoro, della reputazione o della riservatezza delle persone;
- inquadrature di badge, registri, elenchi, documenti, schermi o altri elementi contenenti dati personali non necessari;
- riprese riconoscibili di persone che abbiano segnalato allo staff la volontà di non comparire nei materiali;
- verificare se l’evento è organizzato in collaborazione con enti terzi (associazioni, scuole, altre istituzioni) che raccolgano autonomamente consensi alla pubblicazione, e se tali consensi coprano anche l’utilizzo da parte dell’Ateneo o richiedano un’autorizzazione specifica aggiuntiva;
- riprese riconoscibili di minorenni in assenza della specifica documentazione autorizzativa.
Interviste, primi piani e registrazioni integrali
Per interviste, testimonianze individuali, primi piani concordati e registrazioni integrali devono essere utilizzati i modelli specifici disponibili in questa pagina.
Le autorizzazioni devono essere raccolte prima della pubblicazione e conservate dalla struttura organizzatrice insieme alla documentazione dell’evento.
I moduli compilati contengono dati personali e non devono essere pubblicati sul sito, trasmessi insieme alle fotografie o condivisi attraverso canali non istituzionali.
Indicazioni per fotografi e videomaker
Gli operatori incaricati devono attenersi alle indicazioni ricevute dal referente dell’evento e utilizzare la checklist operativa predisposta dall’Ateneo.
In particolare, devono:
- rispettare le finalità e i limiti stabiliti dalla struttura organizzatrice;
- privilegiare immagini pertinenti e proporzionate rispetto all’iniziativa;
- interrompere o modificare l’inquadratura in presenza di esigenze specifiche di tutela;
- non utilizzare dispositivi personali, account cloud o sistemi di condivisione non autorizzati;
- non pubblicare direttamente i materiali su profili personali o canali diversi da quelli indicati dall’Università;
- consegnare i file esclusivamente al referente o attraverso gli strumenti istituzionali indicati;
- eliminare le copie temporanee non più necessarie dopo la consegna e la verifica della ricezione;
- segnalare immediatamente smarrimenti, invii errati, accessi non autorizzati o altre anomalie relative ai file.
Selezione e controllo dei materiali
Prima dell’invio all’Ufficio Redazione Web e Comunicazione Multimediale o della pubblicazione sui canali istituzionali, la struttura organizzatrice deve verificare che:
- i materiali siano coerenti con le finalità dell’evento;
- non siano presenti immagini duplicate, tecnicamente non idonee, non pertinenti o potenzialmente problematiche;
- non risultino visibili dati personali non necessari;
- siano disponibili le autorizzazioni richieste per interviste, primi piani, testimonianze individuali e registrazioni integrali;
- i canali di utilizzo siano coerenti con quanto comunicato agli interessati;
- i file siano trasmessi attraverso strumenti istituzionali autorizzati.
Conservazione delle autorizzazioni e dei materiali
La struttura organizzatrice conserva le autorizzazioni e la documentazione relativa all’evento secondo le procedure interne dell’Ateneo.
I materiali fotografici e audiovisivi devono essere archiviati negli spazi istituzionali autorizzati, evitando l’utilizzo stabile di dispositivi personali o servizi esterni non approvati.
Allegati operativi
- Informativa sul trattamento dei dati personali
- Allegator alla liberatoria per la pubblicazione di immagini, audio e riprese video
- Avviso breve per riprese foto e video durante eventi, da esporre all’ingresso o nei punti di accesso dell’evento;
- Checklist operativa per fotografi e videomaker;
Gli allegati sono destinati ad assicurare uniformità nella gestione degli eventi, corretta informazione dei soggetti coinvolti, tracciabilità delle autorizzazioni e coerenza nella pubblicazione dei contenuti sui canali istituzionali.
Liberatoria e informativa per la pubblicazione di immagini, audio e riprese video di minorenni
Per la pubblicazione di immagini, audio e riprese video che ritraggono persone minorenni è necessaria la sottoscrizione, da parte di entrambi i genitori o di chi esercita la responsabilità genitoriale, dell’apposita liberatoria e della relativa informativa sul trattamento dei dati personali del minore, disponibili in allegato a questa pagina.
Segnalazioni durante l’evento
Chi ritenga necessario segnalare esigenze specifiche connesse alla propria presenza all’evento può rivolgersi, preferibilmente prima dell’inizio delle riprese, allo staff organizzativo o al referente dell’iniziativa.